Fotos auf der Firmenfeier: Was der Datenschutz wirklich verlangt
Fotos auf der Weihnachtsfeier sind personenbezogene Daten. Das macht sie nicht verboten — es macht nur nachvollziehbar, worauf man sich stützt. Hier steht, welche Rechtsgrundlage in welchem Fall trägt, wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist und welche Fragen der Betriebsrat üblicherweise stellt.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Rechtslage ist mit Fundstellen belegt, die Angaben zu unserem System sind geprüft — die Bewertung eures konkreten Falls kann nur eure Datenschutzbeauftragte oder ein Anwalt vornehmen.
Die vier Fragen, die tatsächlich gestellt werden
Wo liegen die Daten?
Die häufigste erste Frage — und bei US-Diensten die, an der es scheitert. Bei uns: Datenbank in Frankfurt (Google Cloud, europe-west3), Fotospeicher bei Cloudflare R2 mit Standortbindung EU. Kein Bucket ist öffentlich erreichbar; Bilder gehen nur über einen Zugriff, der je Event geprüft wird.
Braucht es einen AVV?
Ja. Wenn ein Unternehmen Fotos seiner Beschäftigten über einen Dienst verarbeiten lässt, ist das Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO — ein Vertrag ist Pflicht, nicht Kür. Wir stellen ihn auf Anfrage zur Verfügung; ohne ihn sollte kein Unternehmen einen solchen Dienst einsetzen, auch keinen anderen.
Einwilligung oder berechtigtes Interesse?
Im Beschäftigungsverhältnis ist die Einwilligung heikel, weil sie freiwillig sein muss (§ 26 Abs. 2 BDSG) — und Freiwilligkeit gegenüber dem Arbeitgeber ist erklärungsbedürftig. Praktikabler ist meist: Teilnahme freiwillig, Widerruf jederzeit möglich, keine Nachteile bei Nichtteilnahme. Genau so ist das Produkt gebaut — niemand muss etwas installieren oder ein Konto anlegen.
Was will der Betriebsrat wissen?
Ob eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle möglich ist (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) — das ist der Punkt, an dem Mitbestimmung greift. Hilfreich ist die Antwort: keine Gesichtserkennung, keine Zuordnung von Bildern zu Personalnummern, keine Auswertung darüber, wer wann wo war. Eine Galerie ist kein Kontrollinstrument.
Was konkret zu tun ist
Fünf Schritte, mit denen eine Firmenfeier-Galerie sauber aufgesetzt ist. Der Aufwand liegt bei einer guten halben Stunde, nicht bei einem Projekt.
AVV abschließen, bevor das Event angelegt wird
Nicht danach. Verarbeitet wird ab dem ersten Foto, und ein rückwirkender Vertrag heilt das nicht.
Teilnahme erkennbar freiwillig halten
Der QR-Code steht bereit, niemand wird aufgefordert. Kein Foto zu machen darf keine Folge haben — das ist der Kern der Freiwilligkeit.
Vorher informieren, nicht erst auf der Feier
Eine kurze Nachricht in der Einladung genügt: Es wird eine gemeinsame Galerie geben, Teilnahme freiwillig, Bilder werden nach X Wochen gelöscht, hier steht die Datenschutzinformation.
Löschfrist festlegen und einhalten
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt eine Speicherdauer, die dem Zweck entspricht. Für eine Feier sind wenige Wochen bis Monate begründbar — unbegrenzt ist es nicht. Jedes Event hat bei uns ein Ablaufdatum.
Widerspruch einfach möglich machen
Wer sein Bild nicht in der Galerie haben will, muss es entfernen lassen können, ohne eine Begründung zu liefern. Der Veranstalter kann jedes einzelne Foto löschen.
Was unser System konkret tut
- Wo liegen die Fotos?
- Cloudflare R2 mit Standortbindung EU. Der Bucket ist nicht öffentlich; die Auslieferung läuft über einen Zugriff, der je Event geprüft wird.
- Wo liegt die Datenbank?
- Google Cloud Firestore in europe-west3, also Frankfurt am Main.
- Müssen Gäste ein Konto anlegen?
- Nein. QR-Code scannen genügt. Es werden keine Konten, keine E-Mail-Adressen und keine Telefonnummern der Teilnehmenden erhoben.
- Gibt es Gesichtserkennung?
- Nein. Es findet keine biometrische Verarbeitung statt — weder zur Sortierung noch zur Suche. Das ist der Unterschied, der im Beschäftigungskontext zählt.
- Was passiert nach dem Event?
- Jedes Event hat ein Ablaufdatum, das beim Anlegen feststeht. Danach werden die Bilder gelöscht; der Veranstalter kann vorher jederzeit einzelne Fotos oder die ganze Galerie entfernen.
Häufig gestellte Fragen
Galerie für eure Firmenfeier
Kostenlos anlegen und ansehen, bevor ihr euch entscheidet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommt ihr auf Anfrage.
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