Foto's op het bedrijfsfeest: wat de AVG echt vraagt
Foto's op de kerstborrel zijn persoonsgegevens. Dat verandert niets aan het feest zelf, het maakt alleen helder waarop je steunt. Hier lees je welke grondslag in welk geval draagt, wanneer een verwerkersovereenkomst nodig is en welke vragen de ondernemingsraad doorgaans stelt.
Dit is geen juridisch advies. De wettelijke bepalingen zijn met artikelnummers onderbouwd en de gegevens over ons systeem zijn gecontroleerd. De beoordeling van jullie concrete situatie kan alleen de functionaris gegevensbescherming of een advocaat geven.
De vier vragen die echt gesteld worden
Waar staan de gegevens?
De eerste vraag die vrijwel altijd komt, en bij diensten uit de VS vaak de vraag waarop het strandt. Bij ons: database in Frankfurt (Google Cloud, europe-west3), fotoopslag bij Cloudflare R2 met locatiebinding EU. Alle opslag is afgeschermd; foto's worden alleen geleverd via een toegang die per evenement wordt gecontroleerd.
Is een verwerkersovereenkomst nodig?
Ja. Laat een bedrijf foto's van zijn medewerkers door een dienst verwerken, dan is dat verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG, en een overeenkomst is verplicht, geen extraatje. Bij ons maak je die zelf aan in het beheer van je evenement, zodra het evenement is geboekt, als pdf voor je administratie. Zo'n overeenkomst hoort bij elke dienst die een bedrijf hiervoor inzet, onze dienst of een andere.
Toestemming of gerechtvaardigd belang?
In een werkrelatie is toestemming lastig, omdat die vrijelijk gegeven moet zijn (art. 4 onder 11 en art. 7 AVG) en vrijwilligheid tegenover de werkgever uitleg vraagt. Beroep je je op gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG), dan weeg je dat af tegen het belang van de medewerker. In de praktijk werkt meestal dit: deelname is vrijwillig, intrekken kan altijd en wie niet meedoet, houdt dezelfde positie. Zo is het product ook gebouwd: niemand hoeft iets te installeren of een account aan te maken.
Wat wil de ondernemingsraad weten?
Vooral of een voorziening controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties mogelijk maakt. Daar speelt het instemmingsrecht van de ondernemingsraad: art. 27 lid 1 onder l WOR (Wet op de ondernemingsraden) voor voorzieningen voor waarneming of controle, onder k voor een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens. Het antwoord dat helpt: een galerij is een verzamelplek voor foto's. De foto's blijven foto's, ze worden niet aan personeelsnummers gekoppeld en niemand analyseert wie wanneer waar was.
Wat je concreet doet
Vijf stappen waarmee een galerij voor het bedrijfsfeest netjes is opgezet. Reken op een goed halfuur.
Maak de verwerkersovereenkomst aan voordat de gasten komen
Er wordt verwerkt vanaf de eerste foto, dus de overeenkomst hoort aan het begin: evenement boeken, de verwerkersovereenkomst in het beheer van je evenement als pdf aanmaken en daarna de gasten uitnodigen.
Houd deelname herkenbaar vrijwillig
De QR-code ligt klaar als uitnodiging. Wie geen foto maakt, houdt dezelfde positie als de rest: dat is de kern van vrijwilligheid.
Informeer vooraf, niet pas op het feest
Een kort bericht in de uitnodiging volstaat: er komt een gezamenlijke galerij, deelname is vrijwillig, de foto's worden na X weken verwijderd en hier staat de privacyinformatie.
Stel een bewaartermijn vast en houd je eraan
Art. 5 lid 1 onder e AVG vraagt om een bewaartermijn die bij het doel past. Voor een feest zijn enkele weken tot maanden te onderbouwen. Elk evenement heeft bij ons een vaste einddatum.
Maak bezwaar eenvoudig
Wie zijn foto niet in de galerij wil, moet die kunnen laten verwijderen zonder een reden op te geven. De organisator kan elke foto afzonderlijk verwijderen.
Wat ons systeem concreet doet
- Waar staan de foto's?
- Cloudflare R2 met locatiebinding EU. De bucket is afgeschermd; de levering loopt via een toegang die per evenement wordt gecontroleerd.
- Waar staat de database?
- Google Cloud Firestore in europe-west3, dus Frankfurt am Main.
- Moeten gasten een account maken?
- Een scan van de QR-code is genoeg. Gasten fotograferen zonder account; e-mailadressen of telefoonnummers van deelnemers zijn niet nodig.
- Is er gezichtsherkenning?
- Nee, de galerij werkt zonder biometrische verwerking, ook om te sorteren of te zoeken. Dat is het verschil dat in een werkcontext telt.
- Wat gebeurt er na het evenement?
- Elk evenement heeft een einddatum die bij het aanmaken vaststaat. Daarna worden de foto's verwijderd; de organisator kan vooraf op elk moment losse foto's of de hele galerij verwijderen.
Veelgestelde vragen
Een galerij voor jullie bedrijfsfeest
Maak hem gratis aan en bekijk hem voordat je beslist. De verwerkersovereenkomst maak je na de boeking zelf aan, direct in het beheer van je evenement.
Evenement aanmaken